*כתוב בלשון זכר ובלשון נקבה ומיועד לכל המגדרים

מטרות הכנס:

1. להעניק כלים ואמצעים להתפתחות ולהעשרה מקצועית, להתמקצעות ולמקצועיות בפלייבק, לרבות משחק, הנחייה ואתיקה, לכל חברות וחברי קהילת הפלייבק בארץ.
2. להוות מקום להיכרות, לחיבור, למפגש ולהתכנסות חברי וחברות הקהילה, כהמשך לעשייה וליצירה המשותפת ולבניית הקהילה במשך כל השנה.

באחריות הוועד המנהל:

• הכנס יתקיים לפחות פעם בשנה (למעט במקרים של אירועים קיצוניים כדוגמת הקורונה בשנת 2020), ויארך יומיים וחצי החל מחמישי אחרי הצהריים ועד למוצאי שבת.
• תאריך קיום הכנס יקבע על ידי הוועד המנהל של האיגוד, תוך התחשבות בפעילויות ובכינוסים אחרים של חברות וחברי הקהילה.

• הוועד המנהל יקבל הצעת מחיר בכתב, לפחות אחת מכל מקום פוטנציאלי (במידה שיש יותר מאחד).
• הוועד המנהל, בהובלת הגיזבר/ים  יקבע את עלות הכנס לחברות ולחברי הקהילה.

מיקומו של הכנס ייקבע על ידי הוועד המנהל של האיגוד על פי הקריטריונים הבאים:

1. אכסניה שיש בה, לפחות, שמונה (8) חללים הולמים לסדנאות של 20 איש בסדנה, וחלל מרכזי גדול להתכנסות קהילתית.
2. הכנס יתקיים במקום שיש בו תנאים מתאימים גם לשומרי שבת, כולל תעודת כשרות כמו גם אפשרויות למזון צמחוני/טבעוני.
3. המחיר לאדם בחדר של ארבעה, יקבע בהשוואה לכנסים קודמים.
4. חדרי מגורים, לרבות חדר אוכל, יהיו ברמת תחזוקה נאותה.
5. המקום יתחייב להיות בעל יכולת פתרון בעיות ביעילות ובמהירות בזמן אמת (לרבות כל הקשור לניקיון).

הנחות:

1. הנחה בגובה 20% תנתן למנחות ולמנחים בכנס, ו-30% לחברי ועדת הכנס ולחברי הוועד המנהל.
2. מפיקת הכנס תדאג, במידת האפשר ובהתאם לתנאי המקום הנבחר, להקצות בו מקום ללינה משותפת וזולה ו/או אפשרות לנטיעת אוהלים (תלוי מזג אוויר והרשאה של המקום).
3. לא תתאפשר הגעה לחלק מימי הכנס. במקרים חריגים בלבד יתאפשר תשלום ללא לינה.
4. תתקיים מכירה מוקדמת, עוד אפילו לפני שיש לוח זמנים סגור, ותהיינה, לאחר מכן, שתי מדרגות מחירים.
5. חברות וחברי קהילת הפלייבק בארץ שישלמו דמי חבר לשנה הקלנדרית בה מתקיים הכנס, יקבלו הנחה בסך דמי החבר+30 ש"ח.
6. לא תנתנה הנחות אחרות מעבר למצוין בתקנון זה. במקרים מיוחדים תתאפשר פריסת תשלומים רחבה יותר מהמוצע לתשלום.

מדיניות ביטולים:

• ביטול הגעה והחזר כספי מלא בהתאם למדיניות הביטולים של האכסניה בה אנחנו מתארחים. ניתן להעביר את ההרשמה לכנס למישהו אחר עד יומיים לפני הכנס, על מנת לעדכן את מצבת הסדנאות.
• מנחה שלא יכול להגיע לכנס ברגע האחרון בשל אירוע חירום, יודיע על כך מיידית לוועדת הכנס. ועדת הכנס בשיתוף המנחה תעשה כל שביכולתה למצוא מחליפ.ה ראוי.ה. במידה שלא תמצא כזאת, לנרשמים לסדנה יתאפשר להשתתף בסדנה אחרת, שעדיין יש בה מקום.
• סדנה תתקיים רק אם ירשמו אליה מינימום של חמישה משתתפים.
• במידה שאין מספיק נרשמים, מי שכבר נרשם יוכל לבחור סדנה אחרת שיש בה עדיין מקום. ההודעה על ביטול סדנה בשל חוסר במשתתפים תמסר למנחה עד חמישה ימים לפני תחילת הכנס. יצויין, כי מנחה שסדנתו בוטלה בשל מיעוט משתתפים, יהיה עדיין זכאי להנחת מנחות ומנחים.

ועדת כנס:

קריטריונים לשמש כוועדת הכנס:

• הוועד המנהל יוציא לקהילה קול קורא לקבלת מועמדים לשמש כוועדת הכנס.
• בוועדת הכנס יהיו שלוש חברות/חברי איגוד ששילמו את דמי החברות לאיגוד לשנה הקלנדרית הרלוונטית. מספר החברות יכול להיות גבוה יותר, ובתנאי שיהיה אי זוגי למען יכולת קבלת החלטות פשוטה.
• ועדת הכנס תהיה מורכבת משלוש חברות.ים שהשתתפו לפחות בשני כנסים, ושיש לכל אחת ואחד מהםן ותק של מינימום שלוש שנים בפלייבק.
• בסיום כל כנס יערך סיכום מפורט של הכנס בהשתתפות הוועד המנהל של האיגוד, המפיקה וועדת ההיגוי. סיכום זה יועבר לוועדה הבאה. הצוות החדש יתנהל על פי לו"ז ועמידה במשימות ברורה (מסמך שהוציא הוועד המנהל במאי 2020) כגון: סיור במקום הכנס (עם או בלי מפיקת הכנס ונציג הוועד המנהל), הוצאת קול קורא למנחים, מפגש מנחים מקדים לכנס וכיו"ב. הוועד המנהל של האיגוד ממליץ כי ועדת הכנס החדשה תיפגש עם קודמתה לצורך למידה משותפת "והעברת מקל" מסודרת.

הגדרת תפקידי ועדת הכנס וגבולות האחריות:

1. ועדת הכנס היא האחראית הבלעדית על התוכן של הכנס, ועליו בלבד, כמו גם על טקס הפתיחה של הכנס. ועדת הכנס אינה רשאית לעסוק בכספים, להעניק הנחות וכיוצא באלה.
2. ועדת הכנס תפעל בהתאם ובכפוף לקוד האתי של איגוד תיאטרון הפלייבק בישראל.
3. ועדת הכנס תחליט מהו נושא הכנס ותציג אותו לוועד המנהל של האיגוד. מומלץ שהנושא יהיה מתוך היכרות עם חברות וחברי הקהילה, ברוח העשייה השנתית וברוח בניית הקהילה.
4. ועדת הכנס תוציא קול קורא מטעמה להצעות לסדנאות ולפעילויות לכנס, בהתאם וברוח הנושא הנבחר לכנס, שישה חודשים (חצי שנה), במידת האפשר, לפני מועד הכנס. לקול הקורא יתווסף הקוד האתי של האיגוד.
5. הגשת הסדנאות עד שלושה שבועות מרגע פירסום הקול הקורא.
6. שלושה שבועות לאחר סגירת מועד הגשת הסדנאות, ועדת הכנס תיצור תכנית סדנאות שבה תמהיל מנחים חדשים/ותיקים, כאשר לחדשים תוצמד חניכה בדמות מנחה ותיק או ליווי ותמיכה של חברת ועדת הכנס, מהקהילה בכלל או מהוועד המנהל של האיגוד בפרט. שיבוץ הסדנאות חייב להיעשות על פי צרכי הכנס ובידיעה מוחלטת של המנחים: בחמישי התכנסות והיכרות; שישי סדנת עומק; שבת תהליכי פרידה תוך רגישות תרבותית לצרכי המנחים.
7. לא יתאפשר קיום סדנאות כפולות/משולשות לאותו מנחה.
8. ועדת הכנס, בשיתוף הוועד המנהל וחברים וחברות מהקהילה, תלווה ותתמוך במנחות.ים חדשים, על מנת להצמיח ולפתח את קהילת המנחות והמנחים בארץ. במקרים חריגים, ועדת הכנס תתייעץ עם הוועד המנהל בנושא.
9. ועדת הכנס תבהיר למנחים שנבחרו שחובתם להשתתף בכנס ולא רק לבוא להנחות, אלא אם הם מנחים בתחומי העשרה משיקים ואינם חלק מהקהילה. המטרה היא להיות חלק מהכנס ומהקהילה. כמו כן ועדת הכנס תייחד שיחה עם כל מנחה סדנה/פעילות/ג'אם לגבי הקוד האתי.
10. ועדת הכנס תזמן חודשיים לפני הכנס את כל המנחים למפגש היכרות, תמיכה אישית/סדנאית ובירור צרכים.
11. על חברי ועדת הכנס להיות נוכחים בכמה שיותר פעילויות וסדנאות במהלך הכנס על מנת לקבל תמונה רחבה ככל האפשר לגבי מה התרחש בסדנאות, כך שלא תהיה הסתמכות על משובים בלבד.
12. בתום הכנס, יצא משוב אחיד אשר יש לבנות אותו מראש וליידע את המנחים בשאלות שבו. המשוב יועבר למשתתפות ולמשתתפי הכנס על מנת להסיק מסקנות וללמוד. תתקיים פגישת משוב בשיתוף ועדת הכנס והוועד המנהל. יצויין, כי יש צורך במשוב, אולם יש צורך לנהל את תהליך העברת המשובים למנחים, כך שניתן יהיה להתפתח ולגדול מהמשוב (מה לשימור, מה לשיפור ואיך ניתן לתמוך בכך).

קריטריונים להנחיית סדנת פלייבק בכנס (לא כולל אנשי מקצוע מוזמנים שמנחים ושאינם פלייבקיסטים בעצמם):

• בעל.ת ותק של חמש שנים בפלייבק, והשתתפ.ה בשני כנסים לפחות, ומנחה קבוצה לפחות שנתיים. כמו כן קיבל.ה משובים טובים בכנסים קודמים במידה שהינחה.
• מנחה חדש הוא מנחה שהשתתף בשנה אחת לפחות בפורום המנחים, וקבל המלצה טובה ממובילות הפורום; מנחה חדש יחשב גם מי שיש לו ותק של מעל חמש שנים והוא מנחה קבוצה לפחות שנתיים (ע"ע הסעיף הקודם).
• ועדת הכנס תשוחח עם כל מנחה חדש ולא תסתפק רק בקריאת ההצעה לסדנה.

מערכת היחסים של ועדת הכנס עם הוועד המנהל של האיגוד והמפיקה:

1. ועדת הכנס עצמאית להחליט, אולם איננה גוף נבחר על פי חוק. מאחר שהוועד המנהל של האיגוד נבחר על פי חוק (העמותות), האחריות לכל פעולה מטעם האיגוד היא על הוועד המנהל של האיגוד ולכן, באופן היבש – החלטות ועדת הכנס נתונות לאישור הוועד המנהל על מנת לשמור על ניהול תקין.
2. נציג מהוועד מנהל של האיגוד יהיה בקשר עם ועדת הכנס והמפיקה, כולל בקבוצת וואטסאפ.
3. ועדת הכנס תנהל קשר רציף עם מפיקת הכנס.

משובים, מסקנות ולמידה:

• ועדת הכנס בשיתוף המפיקה יוציאו משוב לכל משתתפי הכנס עד שבועיים מתום הכנס.
• ועדת הכנס תתכנס ותנהל תהליך למידה משל עצמה בתום הכנס ותגיע לישיבה עם הוועד המנהל להעמקת הלימוד לפעמים הבאות. סיכום זה יעשה בכתב וישמר כפרוטוקול לעתיד לטובת הכנס הבא.